GDOC-Gestão Documental

 

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A gestão documental e workflow é um processo que permite às empresas a gestão de toda a informação não estruturada (documentos), factor decisivo para o seu negócio e que implementa os seguintes conceitos:

Desmaterialização

Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados de acordo com um determinado critério.

 

Normalização

De todos os tipos de documentos da empresa, das entidades internas e externas e uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos

 

Indexação

Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é em tudo equivalente ao processo de arquivo físico, retirando os benefícios dos sistemas de informação de forma a garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico

 

Workflow

Definição dos vários estados pelos os quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo e possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.

 

Pesquisa

Implementação de um motor de busca capaz de realizar OCRs sobre os documentos digitalizados, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente um documento, quando necessário e em qualquer lugar

 

Redução de Custos

Advém da redução do custo de cópias, aumento de produtividade na procura e no reencaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo.